L’organisation d’événement, qu’il soit privé ou professionnel, nécessite des mois de préparatifs, ce qui peut devenir très vite source de stress. Pour se concentrer à l’essentiel et garantir la réussite du projet, le recours à une agence événementielle s’avère plus avantageux. Son équipe se chargera de tout et vous n’aurez qu’à planifier et assurer le bon déroulement de l’événement. Mais entre les nombreux prestataires proposant leur service dans le domaine, comment choisir le bon ? Et surtout, comment trouver l’endroit idéal ?
Bien choisir l’endroit pour réussir son événement
Avant même de commencer votre recherche de prestataire événementiel ou du lieu, la première étape pour réussir l’organisation consiste à définir clairement vos besoins. Cela vous permettra en effet de faciliter la prospection, mais également de réduire vos champs de recherche. Pensez à déterminer le thème et la nature du projet (réunion, congrès, anniversaire...), le nombre de participants, la date et la durée, les objectifs et le budget.
Une fois les besoins définis, vous pourrez réfléchir à l’endroit pouvant se conformer à ces derniers, en tenant compte de différents éléments comme la capacité d’accueil, le tarif de location et la durée de l’événement. Pour éviter tout problème, pensez à effectuer la recherche des mois à l’avance. N’hésitez pas à réserver dès que vous êtes convaincu par l’endroit. Si vous confiez cependant l’organisation à une conciergerie événementielle à Paris, vous n’aurez pas besoin de prospecter ou de réserver. Le prestataire s’en charge et votre tâche consistera simplement à choisir.
Afin de garantir le confort des participants, mieux vaut vérifier également les possibilités d’accès (parking, transport en commun…) et d’hébergement (si les convives viennent de loin), mais aussi les équipements et logistique sur place. Pour plus de renseignements sur le sujet, consultez des sites dédiés comme event-collection.com.
Les critères pour garantir le professionnalisme d’un prestataire
Dans la mesure où les prestataires pour événement d’entreprise sont nombreux et que certains peuvent être incompétents, assurez-vous de la qualité des services fournis par différentes agences avant d’engager. Pour orienter votre prise de décision, différents critères de choix sont à établir :
. L’expérience et la spécialisation : années d’expérience, personnel à gérer, type d’événement organisé, entreprises clientes, etc.
. La réactivité : une réponse dans les 48 h après votre demande de devis ou de renseignements
. La flexibilité : formule clé en main ou non, possibilité de personnalisation du menu ou de l’animation, souplesse quant aux tarifs…
. Les tarifs : comparer les devis obtenus pour trouver le meilleur rapport qualité/prix
Afin de ne pas vous tromper lors du choix, pensez également à prendre contact avec la conciergerie evenementielle sélectionnée pour vous faire une idée sur ses prestations et son équipe.
Comment choisir le prestataire événementiel ?
Vérifier l’expérience et les devis proposés par différents prestataires de service evenementiel pourra certainement réduire votre champ de recherche, mais cela peut cependant être insuffisant. Vous devrez également vérifier la réputation, les références et la visibilité de l’agence.
De nos jours, vous trouverez facilement en ligne le site d’une agence œuvrant dans l’événementiel. Pour vous assurer de sa réputation, consultez les témoignages et avis laissés par ses anciens clients ou les internautes. Vous pouvez également vous rendre sur une plateforme prestataires d’événementiel ou faire une recherche directement sur Google afin de connaitre la renommée, la réputation et la visibilité du prestataire.
Les références sont gage du sérieux et de l’expérience d’une agence évènementielle. Pour en savoir davantage sur les évènements précédemment organisés ou le niveau de satisfaction de ses clients, consultez sur le site du prestataire. Prenez également le temps de regarder les photos ou de connaitre les échos des évènements organisés par l’agence. Si les références ne sont pas présentées sur le site internet du prestataire, n’hésitez pas à l’appeler.