Comment réussir l’organisation d’un événement d’entreprise ?

L’événement d’entreprise est un moment pour discuter avec ses clients et promouvoir ses produits. Mais sa préparation peut vite devenir un casse-tête. Voici des trucs et astuces qui vont vous aider à bien organiser votre événement d’entreprise.

Le travail en amont

L’événement d’entreprise découle indubitablement d’objectifs bien définis. Leur définition doit être réalisée en amont. Réfléchissez bien sur la thématique, aux dates propices à la réalisation de la manifestation ainsi qu’aux conférences de presse que vous allez programmer. Organiser un événement professionnel implique également l’observation de démarches administratives auprès des autorités compétentes. Nous pouvons citer la mairie, la préfecture… l’organisateur doit aussi prévoir le montant de sa recette et de ses dépenses comme la sécurité, la logistique, l’animation ou encore les supports de communication. Le volet communication constitue l’une des bases à prendre au sérieux afin de réussir un événement d’entreprise. Vous ne pouvez pas le négliger. Réaliser également une check-list tout ce que vous devez avoir pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Et bien sûr, respectez vos dates !

La communication

N’oublie pas de bien baliser les lieux se trouvant dans l’événement d’entreprise. Envoyer des plans détaillés aux différents participants afin qu’ils ne se perdent pas. Votre manifestation doit se situer dans un lieu connu de tous et hors du centre-ville. Cependant il ne faut pas qu’il soit trop loin de la ville (c’est-à-dire en moins d’une heure). Collez des affiches dans des lieux populaires et décorez votre surface de Kakemonos et de boîtes géantes. Si vous avez programmé une conférence, prévoyez un micro-cravate et des micros sans fil pour l’assistance. Si vous avez prévu d’organiser une matinée, insérez une pause vers 10 h 30 afin de permettre aux participants de visiter les stands. Prévoyez toujours de projecteur et de PC, afin d’éviter les pannes imprévues.

Quelques conseils

Lorsque vous avez terminé l’événement d’entreprise, ne croyez pas que c’est fini. Faites un débriefing avec une équipe qui est sur les lieux à chaud pour avoir les meilleurs constats. Parler des éléments à améliorer lors de votre prochaine manifestation. Pour vos affiches, choisissez des supports à double face pour éviter le décollage, comptez toujours entre 15 à 30 minutes entre les débuts théoriques et réels. Car un certain nombre d’individus sont toujours en retard. Si vous allez faire des démos, utilisez un grand écran pour que tout le monde puisse les voir. N’oubliez pas l’espace presse. Cela permettra aux journalistes de trouver facilement les informations.

Pour la réussite de vos événements professionnels